A törvény előírása szerint a gazdasági eseményeket dokumentálni kell, így azt is, ha egy vállalkozás terméket vagy szolgáltatást értékesít. Alap esetben a vásárlásról nyugtát kell adni, azonban a vevő kérésére „áfás számlát” is tudnia kell az eladónak kiállítania. A vállalat, vállalkozó dönthet úgy is, hogy vevői kérésétől függetlenül mindenkinek „áfás számlát” ad.
Az áfás számlát mindig a gazdasági esemény vagy intézkedés – vagyis az értékesítés – időpontjában kell kiállítani.
Milyen módon lehet előállítani egy számlát?
Az eladó a következő módokon készítheti el az „áfás számlát”:
Kézzel: Ebben az esetben a kereskedelmi forgalomban kapható szabványosított nyomtatványokat kell használni
Számítógéppel: Olyan számlázó-programmal, amely megfelel a szigorú számadásnak és egyéb törvényi előírásoknak
Valamennyi bizonylatnak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A külalak mind a nyomtatványok, mind a szoftverek esetében a gyártó kezében van, de mindkét esetben több verzió létezik a piacon, így mindenki az ízlésének megfelelően választhat. A tartalmi kitöltés már a számla kiállítójának felelőssége, a gyártó ehhez csak mintákat, szoftverek esetében beépített ellenőrzéseket tud biztosítani. A kötelező adatokról a 4. pontban olvashat. Ha mégis hibásan lett kiállítva a számla, akkor speciális szabályok mellett javítható – erről a 7. kérdésben olvashat bővebben.
Milyen nyelven kell számlát kiállítani?
A számlát mindig magyar nyelven kell kiállítani. A bizonylaton az adatok a magyar mellett más nyelv(ek)en is feltüntethetőek.
Milyen információkat kell egy számlának tartalmaznia?
A kiállított számla akkor szabályszerű, ha a törvényben előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza. A bizonylaton az adatokat időtálló módon kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig (vagyis 8 évig!) olvashatóak maradjanak, vagy olvasható alakra hozhatóak legyenek, továbbá az esetleges utólagos változások felismerhetőek, illetve kimutathatóak legyenek.
Mit jelent a szigorú számadás fogalma?
A szigorú számadás alá vont bizonylatoknál, nyomtatványoknál a sorszámoknak mindig folytatólagosan kell követniük egymást, nem lehet közöttük megszakítás és kihagyás. A szigorú sorszámozás értelmében a sorszám egyben az időbeliséget is mutatja, vagyis a magasabb sorszámmal kiállított számla csak azonos vagy későbbi időpontban készülhet.
Nagyon fontos, hogy ezek a bizonylatok (pl. számla, egyszerűsített számla és nyugta) bármikor előkereshető formában, egymást követően, kihagyás nélkül legyenek lefűzve. 8 évig meg kell őrizni őket és felsőbb vezető vagy hivatalos szerv kérésére be kell mutatni.
Mit értünk kiállítási- és teljesítés dátum alatt?
A kiállítási dátum mutatja a számla elkészítésének időpontját, vagyis megegyezik az aznapi dátummal. A szigorú sorszámozás szabályai alapján a magasabb sorszámmal kiállított számla kiállítási dátuma nem lehet a már korábban kiállított bármelyik számla dátumát megelőző.
A számlán fel kell tüntetni a teljesítés dátumát is, ami annak az időpontnak felel meg, amikor a termék vagy szolgáltatás ténylegesen átkerül a vevő tulajdonába. A számlát a teljesítéstől számított legkésőbb 15 napon belül kell elkészíteni.
A teljesítési dátum jelenti az áfa-elszámolás alapját, kivéve a folyamatos szolgáltatásokat, ahol éppen ezért az úgynevezett könyvelési dátumot is szerepeltetni kell.
Hogyan lehet sztornózni, illetve helyesbíteni?
A számla kiállítása során számtalan hibázási lehetőség lehet, például rossz címre készül a számla, nem a megfelelő termék vagy mennyiség szerepel rajta, vagy egész egyszerűen rossz helyen, vagy hibásan lesz kitöltve egy mező. Előfordulhat, hogy már a kiállítás során feltűnik a hiba, de az is lehet, hogy a vevő küldi vissza a számlát és kéri annak javítást.
Sem a kézi, sem a számítógéppel kiállított számláknál nem lehet a rontott számlába utólag belejavítani. A javításra a sztornó vagy a helyesbítés használható. A 2 fogalom között az alapvető különbség, hogy sztornózásra akkor van lehetőség, ha megvan a számla eredeti példánya – mert időben kiderült a hiba, vagy, mert a vevő visszaküldte azt. Helyesbítés esetén a vevőnél marad az eredeti, utólag javított számla.
Ezen túlmenően a hiba jellege határozza meg a javítási módszert. Alaki hibák miatt csak sztornózás alkalmazható, azonban ha az áthárított adó összegét érinti a változás, akkor helyesbíteni kell.
Így például a sztornózás a helyes eljárás, ha valamelyik cím (vevő vagy eladó) elégtelen vagy pontatlan, vagy az összeg nem megfelelően lett kiszámolva, vagy az ügyfél nem tudja azt befogadni – például minőségi kifogás miatt visszaküldi a terméket a számlával együtt.
Helyesbítő számlát abban az esetben lehet használni, ha a kiállított számlán a tételek rossz mennyiséggel, összeggel, áfa kulccsal szerepeltek, vagy a szükségesnél több, illetve kevesebb tétel került a számlára. Ebben az esetben egy új számla kerül kiállításra negatív végösszeggel. Az eredeti pozitív és a helyesbítő negatív számla együttesen fogja meghatározni a fizetendő vagy visszatérítendő összeget, teljes helyesbítés esetén pedig a nullás egyenleg „érvényteleníti” az eredeti számlát.
A kézi számla sztornózásánál a rontott példányt át kell húzni és fölé kell írni, hogy „SZTORNÓ”. A rontott, sztornírozott számlát (annak összes példányát, tehát az eredeti példányt is) meg kell őrizni. Ha szükséges, a rontott számla helyett új számla kerülhet kiállításra.
Számlázó-program használatakor általában „gombnyomással” sztornózható a rontott számla. Ebben az esetben a program kiállít egy új számlát, az eredeti számlát a továbbiakban „sztornózottként” jelöli a programban. A számlán fel kell tüntetni a sztornózandó számla sorszámát, amit a program vagy automatikusan kitölt, vagy kézzel beírható a „megjegyzés” rovatba. A sztornó elfogadott szövege: „Ez a számla az XXX sorszámú számla sztornó számlája.” A sztornó számla kitöltése során a teljesítés időpontjaként az eredeti, tévesen kiállított bizonylaton szereplő teljesítési időpontnak kell szerepelnie.
A sztornó számla teljesítési dátuma az eredeti számla teljesítési dátumával egyezik meg. Amennyiben időközben bevallás történt, önrevíziót kell benyújtani.
A helyesbítő számlát a hiba feltárásának időpontjában kell kiállítani, és teljesítési dátumként is ezt a dátumot kell megadni) Ebben az esetben is hivatkozni kell az eredeti számlára. Az eredeti számla tartalmát negatív előjellel kell megismételni, majd (szükség esetén) helyesen is feltüntetni ugyanazon a számlán belül. A számla végösszege így a különbözetet fogja mutatni mind az adó és adóalap, mind a végösszeg tekintetében.